Gestion des sous-traitants

Par : Eric Yapp, premier vice-président, Relations d’affaires, Crawford Compliance

Le rôle des sous-traitants dans la gestion immobilière continue de changer de manière significative.  Par le passé, de nombreux employés de grandes sociétés de gestion immobilière effectuaient l’entretien eux-mêmes.  Au cours des vingt dernières années, les pressions économiques et la hausse de la propriété institutionnelle ont fait basculer le marché vers la gestion externe des installations.

Dès le début, on considérait qu’il était possible d’externaliser les risques et le travail – « Je n’ai pas à m’inquiéter de la formation et de la sécurité des sous-traitants puisque ce ne sont pas mes employés ».  Cependant, après la tragédie de la mine Westray en 1992, les gouvernements ont mis en place des lois sur la santé et la sécurité professionnelles, qui prévoyaient souvent des pénalités criminelles et des amendes personnelles pour les directeurs et les agents qui ne respectaient pas leurs obligations de diligence.

La majorité de ces mesures ont été mises en place en réaction à la tragédie de 1992 à la mine Westray en Nouvelle-Écosse.  Dans le cas de Westray, l’équipe de direction savait que la mine était dangereuse, mais elle a tout de même envoyé les travailleurs et les sous-traitants pour y travailler. L’équipe n’a donc pas fait preuve de diligence en atténuant les risques, ce qui revête une importance cruciale dans les litiges criminels ou civils qui en découlent.  Par exemple, dans le cas de Metron en 2009, un échafaudage volant sur lequel se trouvaient six travailleurs s’est écrasé la veille de Noël à Toronto.  Malheureusement, quatre travailleurs sont morts et un cinquième a été gravement blessé.  Ils ne portaient pas de harnais de sécurité, alors que le sixième travailleur, qui en portait un, s’en est sorti indemne.  Le propriétaire et directeur de Metron a reçu une amende personnelle de 750 000 $ et le gestionnaire du projet a obtenu une sentence de 3 ans et demi de prison.

L’emprisonnement et les amendes ne sont pas les seules conséquences des tragédies du genre.  À une époque où les nouvelles et les médias sociaux sont ininterrompus, l’opinion publique est souvent plus puissante que notre système juridique.  Alors comment pouvez-vous réduire et gérer les risques liés à l’embauche de sous-traitants?  Nous vous proposons trois options de base :

  1. Gestion interne – Manuelle – Même si cette méthode est manuelle et peut s’avérer inefficace, certaines entreprises obtiennent des documents par courriel qui prouvent que leurs sous-traitants respectent leurs exigences en matière de santé et de sécurité. C’est là un bon point de départ. C’est fastidieux, mais ça peut fonctionner si vous agissez avec soin et diligence.
  2. Gestion interne – Automatisée – D’autres entreprises tirent parti des systèmes de TI existants comme le système de PRE (planification des ressources de l’entreprise), les logiciels comptables ou une base de données personnalisée pour gérer la documentation relative au PSTSP. Mais attention : vous aurez besoin de ressources de TI internes et d’un important budget pour produire et entretenir vos propres systèmes personnalisés.
  3. Gestion externe – Fournisseur de service – Un troisième groupe d’entreprises préfère se concentrer sur sa propre gestion de bâtiments et faire affaire avec un fournisseur externe pour tout ce qui touche le PSTSP. Il est important que ces tiers comprennent réellement vos exigences.  Par exemple, vous pourriez vouloir une solution qui utilise d’autres sources de données internes pour obtenir le meilleur des deux mondes : un produit non vendu en vente libre qui utilise vos données et vos processus pour gérer les sous-traitants.

Évidemment, il existe une quatrième option : ne rien faire.  Or, ce serait une grave erreur.  Cette option vous priverait entre autres d’une défense de diligence raisonnable si la situation venait à mal tourner.  Choisissez plutôt la solution qui correspond le mieux à votre entreprise, et qui vous permet entre autres de remplir votre devoir de diligence, et prenez le temps de choisir la bonne approche pour répondre à vos besoins uniques.

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